а ты на основании служебки вносишь изменения в СХЕМУ (перечень - составная часть схемы), если нужно - докладываешь служебкой начальству, а вааще - оформляешь лист регистрации изменений, архив доводит инфу до сведения конструктора, а уж тот вносит изменение в спецификацию. Если снабженец посылает тебя, то либо ты сам забил дурную позицию, либо действительно скоропостижно оно прекратило существование, либо снабженец мудак. Последнее доказывается вываливанием счетов-фактур на стол начальнику. Если снабженец не хочет официально докладывать о проблемах с поиском компонента, то либо тебе это тоже пох, либо решаешь вопрос со снабженцем, помогая ему, либо обсуждаешь проблему с начальством.
ЗЫ Закупка комплектующих по перечням - то, с чем нужно бороться (я стараюсь, хотя для опытных образцов так быстрее). Основной документ - спецификация - выполняется на основании схемы (перечня) и других возможных составляющих. Всякие ведомости проистекают из неё.
ЗЗЫ. ГОСТы эти сделаны достаточно продуманно, но с учётом некоторой специфики производства "по частям" на разных предприятиях - в спецификации основной графой идёт номер составляющей части, несущий в себе информацию о предприятии-изготовителе, а уж потом о предмете.